Angepasst an die Größe des Unternehmens und Komplexität der Prozesse wurde eine relativ kompakte Beschreibung gewählt, alle Dokumente sind schreibgeschützt für jeden Mitarbeiter über das Netzwerk verfügbar. Die gültige Fassung des QM-Handbuchs ist die, die im Netzwerk des Unternehmens in Dateiform hinterlegt vorliegt. Alle Papierfassungen sind als Arbeitskopien zu betrachten, für deren Vollständigkeit und Aktualität der Nutzer zuständig ist.