Alle dokumentierte Informationen werden im Unternehmen nur in elektronischer Form generiert und im firmenspezifischen Netzwerk archiviert. Als Standardsprache wurde „Deutsch“ vereinbart.Die Dokumente des QM-Systems werden zentral vom Firmenserver im Netzwerk schreibgeschützt zur Verfügung gestellt, wodurch jeweils nur letztgültige Dokumente von den Mitarbeitern eingesehen werden können.

Externe Dokumente wie Normen und Gesetze werden, sofern diese für die Prozesserfüllung erforderlich sind beschafft und den Prozessverantwortlichen zur Verfügung gestellt.

Alle in der Norm DIN EN ISO 9001:2015 geforderten dokumentierte Informationen werden mit Titel, Datum und Autor versehen.